意味

英語のresignation letterは、退職日と退職の意思を簡潔に伝える1ページの手紙です。外資系企業では、上司に口頭で伝えたあと、メールや書面で正式に提出するのが一般的です。

日本語では、この書面に二つの種類があり、法的な性質が違います。

  • 退職願： 「退職させてください」という、会社への申し出です。会社の承諾によって退職が成立する合意退職の申し込みと考えられ、会社が承諾する前であれば撤回できるとされています。
  • 退職届： 「退職します」という、一方的な通知です。会社に届いた時点で効力が生じ、原則として撤回できません。期間の定めのない雇用契約なら、届いてから2週間で退職できます。

社内でこう使われる

  • まず上司に口頭で伝え、その後に書面を出す。 いきなり書面だけを出すのは、日系でも外資系でも好まれません。
  • 英語の書面は短くてよい。 退職日、感謝の一言、引き継ぎへの協力の意思。退職理由を書く必要はありません。
  • 退職日の書き方に注意。 最終出社日と退職日（有給休暇の消化後）を混同しないようにしましょう。

日本での扱い

退職願を出した段階では、まだ会社の承諾がないため、引き留めの話し合いが最も行われやすい時期です。昇進や新しい役職、年収の引き上げといった条件が提示されるのも、この段階であることが多いです。

退職届を出せば、法的にも心理的にも後戻りしにくくなります。転職先の内定を書面で受け取り、自分の気持ちが固まっているなら、退職届を出すことで手続きがはっきりします。逆に、まだ迷いがある段階で退職願を出すと、引き留めに揺れて転職先との信頼関係を損なうことがあります。どちらの書面を出したのか、いつ出したのかを、転職先や担当のエージェントにも共有しておくと、入社までの調整がスムーズです。

例文

Please accept this letter as formal notice of my resignation. My last working day will be 31 March, and I will do everything I can to ensure a smooth handover.

本書をもって正式に退職を申し出ます。最終出社日は3月31日とし、円滑な引き継ぎのためにできる限り協力いたします。

注意点

会社に決まった書式がある場合は、それに従ってください。また、退職願か退職届かの区別は、書面のタイトルだけでなく内容によって判断されることもあります。文言に迷う場合は、人事に確認するか専門家に相談しましょう。